Przedsiębiorcy muszą otworzyć się na zewnętrznych doradców

Z Joanną Hołub-Iwan, dyrektor inQUBE Uniwersyteckiego Inkubatora Przedsiębiorczości przy Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu o programie grantów na usługi doradcze dla przedsiębiorstw rozmawia Beata Marcińczyk-Klimczak.

Może Pani wskazać co mogą zyskać przedsiębiorcy dzięki dotacjom oferowanym przez inQUBE w ramach programu grantu na usługi doradcze?

Jeśli chodzi o mikro, małe i średnie firmy, to są to przedsiębiorstwa, którym na rynku ciężko przebić się przez konkurencję dużych firm. Duże firmy mają kapitał, zatrudniają specjalistów, mogą kupować usługi potentatów w branży firm consultingowych jak  Price Waterhouse Coopers, BCG, Ernst & Young, i najczęściej z tych możliwości korzystają. Sektor MŚP ma duże ograniczenia. Najczęściej w małej firmie strategiem jest właściciel bądź właściciele w wąskim gronie. Dysponują mniejszymi możliwościami finansowymi. Dlatego też powstał pomysł, aby zaoferować im granty na usługi doradcze. Dzięki temu płacąc tylko 15 proc. ceny mogą kupić na rynku usługę doradczą, która pochodziła będzie z instytucji otoczenia biznesu. 85 proc., a więc ok. 20 tys. złotych, na taką usługę, pochodzi z grantu.

Dlaczego w proces uzyskiwania grantów muszą być zaangażowane instytucje otoczenia biznesu (IOB)?

Instytucje otoczenia biznesu skupiają wokół siebie doradców, ekspertów, którzy znają te mikro i małe przedsiębiorstwa. W związku z tym mogą im doradzać w wielu, interesujących je kwestiach. Nawet jeśli w danej IOB nie mają danego eksperta, to łatwo mogą go znaleźć. Tak często dzieje się, gdy potrzebny jest ekspert branżowy np. w zakresie medycyny i innych wysoce specjalistycznych dziedzin. Wokół IOB gromadzi się wiele osób, pojedynczych działalności gospodarczych consultingowo-doradczych, dlatego wybór eksperta poszukiwanego przez przedsiębiorcę jest dużo łatwiejszy niż gdyby miał to czynić na własną rękę. Z mojego długoletniego doświadczenia i współpracy m.in. z PARP wynika, że przedsiębiorcy mają problem z wyborem instytucji, która jest w stanie przeprowadzić badania i im doradzić.  W związku z tym, pośrednictwo IOB jest ważne, bo to instytucja czuwająca nad tym, aby świadczeniodawca, czyli doradca był: przygotowany, uczciwy i wywiązał się z zawartej umowy.

Na jakie problemy napotykają przedsiębiorcy poszukujący doradcy?

Z pewnością problemem dla mikro i małych firm jest znalezienie odpowiedniej instytucji otoczenia biznesu na rynku, potem negocjacje cenowe, czy odpowiednio podpisana umowa. W inQUBE chcemy nauczyć małe i średnie firmy współpracy z IOB, którą jest także nasz inkubator przedsiębiorczości. Tu znajdują sprzymierzeńców, którzy pomagają im rozwiązywać problemy w różnych obszarach. W tej chwili są to obszary, które koncentrują się na różnego typu usługach doradczych takich jak strategie: biznesowa, marketingowa i rozwoju, obsługa klienta, wejścia w nowe kanały dystrybucji, a także poszukiwanie nowego sposobu biznesowego, czy dofinansowania dla firm na przykład na innowacje, czy na szkolenia pracowników. Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca ustaliła, że właśnie tego potrzeba małym firmom. Zgadzam się z tym. Natomiast najsłabszym ogniwem jest świadomość przedsiębiorców, że właśnie te rzeczy są im potrzebne. Myślą kategoriami bieżącej działalności, a ze względu na ograniczoną liczbę kadr, środków i ciągły brak czasu, koncentrują się nad tym, co dziś jest dla nich problemem. Nie myślą strategicznie, bo przytłaczają ich codzienne sprawy.

W takim razie, jak udaje się ich przekonać do skorzystania z programu granty na usługi doradcze?

Wiele lat temu realizowałam badania wśród przedsiębiorców dotyczące innowacyjności. Okazało się, że zalewie 13 proc. mikro i małych przedsiębiorców z uwagi na brak czasu i zasobów ma stworzone jakieś plany strategiczne. Większość  w ogóle ich nie posiada. Potem skorelowaliśmy to z tym, czy ci przedsiębiorcy są innowacyjni, czy wprowadzają jakieś nowe produkty na rynek. Okazało się, że przedsiębiorstwa, które myślą strategicznie są jednocześnie bardziej innowacyjne. Staramy się więc uświadamiać mikro i małych przedsiębiorców, że gdy wygospodarują trochę czasu i pieniędzy, czyli wyłożą te 15 proc. wartości usługi doradczej z własnego budżetu oraz pozwolą spojrzeć na swoje biznesy ekspertowi z zewnątrz, który rozwiąże określony problem np. niezadowalającego poziomu sprzedaży, wskaże pewne kierunki działania, to są w stanie skutecznie walczyć o pozycję na rynku. Granty dają możliwość kompleksowego zdiagnozowania sytuacji i wskazania potencjalnych kierunków naprawy. Zachęcam przedsiębiorstwa do skorzystania z dotacji, bo to możliwość „pchnięcia” działalności i wyprzedzenia konkurencji.

Czy koszty tych usług doradczych są duże? Czy przedsiębiorcy mają świadomość, że grant w wysokości ponad 20 tysięcy złotych to dla nich oszczędność i okazja do zmodernizowania firmy?

Mogę powiedzieć, że chyba mają taką świadomość. Są takie firmy, które stale wspierają się dotacjami, bo widzą, że te fundusze faktycznie przekładają się na ich rozwój. One wręcz szukają różnego rodzaju dotacji, wsparcia, które przeznaczone są dla MŚP. Jednak pieniądze z grantu nie są tu celem, a środkiem do rozwoju firmy. Trzeba mieć tego świadomość. Mam około dwudziestoletnie doświadczenie w charakterze doradcy, który współpracuje z firmami w obszarach marketingowych,  doradztwa, strategii, rozwoju, badań i analiz rynkowych i naprawdę widzę, że musieliśmy przejść długą drogę z przedsiębiorcami, aby  zrozumieli, że nie są omnipotentni i że warto korzystać z pomocy. A z drugiej strony obudzić w nich świadomość, że tego chcą i że to będzie im potrzebne.

Jak wygląda proces starania się o granty takiego świadomego przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca musi najpierw przemyśleć, czego potrzebuje. Potem może przyjść do inQUBE i porozmawiać z naszym  doradcą, który podpowie, jak realizować każdy kolejny krok. Czasami nie ma długiej dyskusji – pod warunkiem, że przedsiębiorca wie, na co chce wykorzystać grant. Jeżeli widzimy, że przedsiębiorca chce coś zrobić na siłę to mówimy, aby spróbował podejść inaczej do problemu, aby inaczej skomponował biznes poprzez wdrożenie nowego modelu biznesowego. Jeśli uważa, że ma fajny produkt, dobrą cenę, fantastyczną obsługę klienta a produkty się nie sprzedają, to może trzeba zapytać bezpośrednio klientów, dlaczego nie kupują tych produktów właśnie od niego? Klienci mówią wprost. Często mamy przykłady, że klienci myślą inaczej niż przedsiębiorcy. Mają obiekcje, o których nie wiemy. Przykładem może być opaska dla seniora, którą wprowadza Towarzystwo Kardiologiczne. Okazuje się, że seniorzy nie chcą jej nosić, bo w ich ocenie opaska ich stygmatyzuje, wskazuje, że są nieporadni, że sobie nie radzą. Może więc powinna ona bardziej przypominać zegarek czy bransoletkę, by była mniej zauważalna? Czasami takie sprawy nie przychodzą przedsiębiorcom do głowy.

Jednak przedsiębiorcy nie lubią, gdy ktoś z zewnątrz prześwietla ich firmę, ocenia ich strategię…

Wszystko zależy od tego, na czym zależy przedsiębiorcy. Bo jeżeli strategia rozwoju firmy ma opierać się na analizie finansowania to, oczywiście, firma musi się na to otworzyć i być gotowa na udostępnienie ksiąg rachunkowych. Częściej jednak opieramy się na tym, co firma robi w danym momencie, jakie oferuje produkty, jak wygląda ich sprzedaż. Firma może np. zlecić opracowanie zmodyfikowanej wersji produktu. Mówimy tu wówczas o kwestiach marketingowych, czyli nowego opakowania, nowych informacji, nowego brandu dla tego produktu czy też usługi. Ważną informacją dla przedsiębiorców jest fakt, że każdy ekspert, który wchodzi do firmy, podpisuje klauzulę poufności danych. W związku z tym nie ma możliwości przekazania jakichkolwiek informacji osobom trzecim. Jest to usankcjonowane prawem. Zresztą najpierw obie strony, przedsiębiorca i doradca, muszą podpisać umowę, a dopiero potem do firmy wchodzi ekspert.   

Na jakie problemy wskazują przedsiębiorcy, którzy starają się o dotacje?

Jednym z nich jest biurokracja, której przedsiębiorcy bardzo nie lubią. Nie lubią wypełniania wniosków, zwłaszcza, gdy trzeba do nich dołączyć jakieś dokumenty. Pierwszą zasadą pracowników inQUBE jest służenie przedsiębiorcom maksymalną pomocą. Nasi specjaliści są zobowiązani do tego, by pomóc klientowi wypełnić wniosek. Klient może mieć różne pytania, a my musimy na nie umieć odpowiedzieć, musimy pomóc mu wypełnić wniosek, aby nie był zmuszony spędzić tu więcej czasu, niż to jest konieczne. Oczywiście wniosek nie jest jednostronicowy. Składają się nań także oświadczenia i kilka innych dokumentów uzupełniających. Drugą rzeczą, którą diagnozujemy jako pewien problem, a której nie możemy zmienić, to jest kwestia zabezpieczenia grantu wekslem. Przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić weksel na czas realizacji projektu. To jest warunek postawiony w konkursie. Weksle są zabezpieczone w kasie pancernej. W momencie rozliczenia umowy niszczymy weksel w obecności przedsiębiorcy.

Jeszcze innym problemem, który pojawia się i który sygnalizują przedsiębiorcy jest kwestia odpowiedniego doradcy. Firmy chcą kontaktować się z ekspertami o wysokich kwalifikacjach. Staramy się więc, aby garnitur naszych ekspertów zaspokajał oczekiwania przedsiębiorców. Ekspert, to ktoś taki, kto ma wiedzę i umie ją zastosować, a także ktoś doświadczony. Są branże, w których trzeba wykazać się głęboką znajomością ich specyfiki, jak choćby branża usług medycznych. Dlatego staramy się szukać profesjonalistów, którzy w przypadku strategii marketingowej, czy strategii rozwoju byliby ekspertami w ramach danej branży. Inaczej jest w przypadku np. programistów, którzy nie muszą mieć doświadczenia w branży, ale muszą mieć wiedzę, umiejętności i doświadczenie w pracy. Warto podkreślić, że w ramach grantów można przygotować np. opracowanie dla strony internetowej i sprzedaży e-commerce. Będzie dokładnie wskazywać, jak ma wyglądać mapa tej strony, co ma być na niej umieszczone, sposoby kalkulacji ceny, czyli całą  koncepcję. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał zbudować ten kanał dystrybucji i wręczy taką koncepcję firmie programistycznej, to zapłaci połowę ceny jej usługi. W kwestiach stron www i fanpagów szczególnie zachęcam właśnie do korzystania z usług doradczych.

Czy trudno otrzymać grant na usługi doradcze przedsiębiorcom w Obszarach Strategicznej Interwencji i Zintegrowanych Inicjatywach Terytorialnych?

W moim odczuciu nie. To raczej my szukamy klientów, którzy chcieliby zrealizować te badania i według mnie jest to bardzo prosta sprawa. Jak wspomniałam, oferujemy pełne wsparcie w wypełnieniu druków, formularzy. Prowadzimy też tak zwany nabór ciągły, a czas na sprawdzenie wniosku jest bardzo krótki. Gdy jest on pozytywnie rozpatrzony, to przedsiębiorca rozpoczyna procedowanie. Mogę zapewnić, że mamy ten czas skrócony do minimum.  

Jak ocenia Pani zainteresowanie grantami zwłaszcza poza Wrocławiem?

Uważam, że na każdym terenie potrzebne są konkretne usługi. W Dzierżoniowie spotkałam fantastycznych przedsiębiorców, których usługi można skalować na całą Polskę. Poznaliśmy na przykład produkcję nalewek o przeróżnych smakach. Moim zdaniem właśnie tu potrzebna jest strategia. Realizujemy akcję konsultacji w terenie. Jeździmy na spotkania z IOB, które tam działają. Organizujemy spotkania i konferencje. W każdym terenie jesteśmy dwa razy. Spotykamy się w różnych ośrodkach, rozmawiamy z burmistrzami miast, władzami gmin. Uważam, że przedsiębiorstwa w terenie wymagają naszej pomocy, zwłaszcza w obszarze strategicznej interwencji (OSI). Jest on tam realizowany dlatego, że mam przekonanie, iż tamtejsi przedsiębiorcy mają o wiele trudniej z dotarciem do różnych instytucji wsparcia, do doradców  do uczelni, do ludzi, którzy mogliby im pomóc rozwiązać problemy. W terenach żyją ludzie, którzy czasem mają więcej inicjatywy niż ci, w dużych miastach, gdzie podaż tego rodzaju usług, spotkań i eventów oraz możliwości jest o wiele większa. Chcemy więc, by przedsiębiorcy korzystali z naszej pomocy, nawiązali kontakt z uczelnią i z inkubatorem przedsiębiorczości. Nawet jeśli te granty się skończą, a my będziemy mieć do zaoferowania inne usługi, to też chcemy, aby kontaktowali się z nami, bo możemy pomóc im tam, w terenie, te interesy rozwijać.

Jak długo trwa proces badawczy, usługa realizowana przez IOB?

Zależy nam, by zadania doradcze były realizowane maksymalnie w ciągu 4 miesięcy. Liczba spotkań i warsztatów w dużej mierze zależy od tego, czego dotyczy problem. Jeśli chodzi o źródła finansowania, to ekspert musi dobrze poznać firmę przedsiębiorcy. Jeśli mówimy o wykreowaniu wizerunku firmy, to tych spotkań, czy warsztatów może być więcej.

Przedsiębiorca może w zapytaniu ofertowym skierowanym do IOB wskazać, w jakim czasie oczekuje realizacji usługi. W  zawarciu pewnych rzeczy w tym zapytaniu pomogą pracownicy inQUBE. Jeśli firma chce, by coś było opracowane w ciągu miesiąca to może nad tym tematem pracować dwóch czy trzech doradców. Tak naprawdę wszystko zależy od tego, jak umówią się obie strony. Rozliczenie projektu musi nastąpić do 30 czerwca.

Dziękuję za rozmowę.

*************

O dotację na usługi doradcze mogą starać się przedsiębiorcy z Wrocławia i gmin: Jelcz-Laskowice, Kąty Wrocławskie, Siechnice, Trzebnica Sobótka, Oleśnica, Długołęka, Czernica, Kobierzyce, Miękinia, Oleśnica, Wisznia Mała, Żórawina i Oborniki Śląskie.

Wnioski o dotacje przyjmowane są do końca kwietnia, a projekty muszą być rozliczone do 30 czerwca 2019 roku. Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020. Jego wartość to ponad 2 mln złotych.

Chcesz wiedzieć więcej? Zadzwoń: 71 36 80 858, 71 36 90 681 lub napisz: uip@ue.wroc.pl. Odwiedź też stronę internetową: www.inqube.pl.